Sådan afstemmer du MobilePay og kortbetalinger i bogholderiet

Forstå betalingsstrømmen: salg, gebyrer og udbetalinger

MobilePay Erhverv samler dine transaktioner i batch-udbetalinger og fratrækker gebyrer, før pengene lander. Ifølge digi-tal.dk ser et typisk forløb sådan ud: Kunden betaler 250 kr., og tre dage senere lander 247,50 kr. på kontoen – slået sammen med 12 andre transaktioner i én samlet udbetaling. En integration eller CSV-import bogfører derfor typisk én postering pr. udbetaling, mens manuel eller opdelt bogføring på transaktionsniveau kan kræve en postering pr. salg.

Hver udbetaling har typisk tre linjer: bruttosalg (summen af alle kundebetalinger i perioden), gebyrer og nettoudbetaling (det beløb, der faktisk lander i banken). Det er strukturen, hele afstemningen bygger på: brutto minus gebyr skal give netto.

Udbetalingsfrekvensen vælger du selv – dagligt, ugentligt eller månedligt. Sjældnere udbetalinger giver lavere gebyr, men gør afstemningen mere tidskrævende, fordi hver udbetaling indeholder flere transaktioner. Bruger du MobilePay Invoice med automatisk bogføring i Dinero, kan du vælge daglige eller månedlige udbetalinger; ugentlige udbetalinger understøttes ikke i den opsætning. Pengene kan sættes ind med det samme eller samlet én gang om dagen.

Forbered afstemningen: træk transaktionsdata ud

Træk transaktionsudtrækket ud, før du bogfører. Har du Integreret betaling, har du adgang til alle transaktioner i MobilePay-portalen og kan eksportere dem via Rapport API. Bruger du MobilePay uden integration, kan du eksportere CSV og importere den manuelt i regnskabsprogrammet. Hent samtidig bankkontoudtoget.

Grundlaget skal dække fire ting: salg, gebyrer, refunderinger og udbetalinger. Det er især nødvendigt, når noget ikke stemmer: digi-tal.dk beskriver, at billedet falder fra hinanden, når enkelte transaktioner ikke går som forventet – og at man så må grave transaktionsudtrækket frem.

Bilagsmaterialet skal kunne fremlægges digitalt. Kontolink henviser til, at den nye bogføringslov foreskriver, at bilag skal digitaliseres og lagres digitalt, og at automatisk afstemning løbende opretter digitale bilag for hvert salg og hver gebyrpost. Tager du den manuelle vej, skal du selv sikre, at bilagene findes digitalt.

Vælg metode: manuel, CSV eller integration

Manuel bogføring betyder, at du selv læser udbetalinger og gebyrer ud af udtrækket og opretter posteringerne. Kontolink beskriver arbejdet som ensformigt og tidskrævende, fordi der er mange transaktioner at afstemme, og fremhæver en høj risiko for fejl – hvor en fejl ofte betyder, at dele af arbejdet skal gøres om.

CSV-vejen: eksportér fra MobilePay og importér i regnskabsprogrammet. Digi-tal.dk bruger typisk ugentlig CSV-import, som tager omkring 10 minutter og giver mulighed for at fange fejl, mens de er friske. Har dit regnskabsprogram ingen officiel integration – fx Billy (nu Shine Regnskab) – kan du i stedet bruge en bro som Ageras eller Storebuddy.

Integration: Dinero har en officiel MobilePay Erhverv-integration, som er gratis og findes under Integrationer. Hver udbetaling bliver automatisk til en postering med gebyret på sin egen linje og matches mod bankkontoen. Integrationen har dog en begrænsning, når udbetalingen blander momssatser eller varekategorier; se afsnittet om moms.

Dinero-integrationen til MobilePay Invoice giver automatisk bogføring og push-notifikationer, når en kunde betaler eller afviser en faktura. Betingelserne er, at hver faktura højst må være på 100.000 kr. inkl. moms, og at fakturaen skal være i danske kroner. Prisen er 1,49 % + 1 kr. pr. betaling ekskl. moms, og der er ikke noget oprettelsesgebyr.

Bogfør gebyrer som driftsomkostning – ikke omsætning

Gebyrlinjen på udbetalingen er ikke omsætning. Den skal ud af salgslinjen og bogføres som en driftsomkostning, så bruttosalg, gebyr og nettoudbetaling hænger sammen. Digi-tal.dk peger på, at en tilbagevendende fejl er netop at bogføre gebyrer som omsætning i stedet for fradragsberettiget driftsomkostning, og at konsekvensen er, at man betaler moms af penge, man aldrig har modtaget.

Størrelsen afhænger af aftalen. For MobilePay Erhverv oplyser digi-tal.dk 0,75 kr. plus 0,95 % pr. transaktion som udgangspunkt. For MobilePay Invoice finder du satserne i afsnittet om metode. Brug de satser, der står i din egen aftale, når du kontrollerer gebyrlinjen.

Kontrollen: bogfør gebyrlinjen som selvstændig postering, og brug de tre udbetalingslinjer fra afsnittet om betalingsstrømmen til at kontrollere udbetalingen mod bankkontoudtoget. Afviger det, skal årsagen findes i transaktionsudtrækket.

MobilePay-gebyrer og udbetalingsfrekvens

Del moms og varekategorier op, når udbetalingen er samlet

Ifølge digi-tal.dk laver Dineros MobilePay-integration ét samlet salgsbilag pr. udbetaling uden opdeling på varekategorier eller momssatser. Sælger du kun varer med én momssats, er det ikke et problem. Sælger du derimod kage (25 %) sammen med gavekort, bliver bogføringen forkert.

Gavekort: efter digi-tal.dk skal ét-formål gavekort have moms afregnet ved udstedelsen, mens flere-formål gavekort har moms afregnet ved indløsningen. Klassificeringen afhænger af, om leveringssted og momssats er kendte på udstedelsestidspunktet. Momsfrie varer, der fejlagtigt får 25 %, er et lignende problem.

Løsningen er at opdele afstemningen efter behov: bogfør på transaktionsniveau ud fra transaktionsudtrækket eller CSV-importen, når udbetalingen blander momssatser eller varekategorier, og brug kun det samlede udbetalingsbilag, når alle transaktioner i udbetalingen hører til samme momssats.

Match udbetalingen mod banken – og følg op på afvigelser

Fremgangsmåden: find nettoudbetalingen på bankkontoudtoget, og match den mod udbetalingen i MobilePay. Kontrollér samtidig bruttosalg og gebyrer, som beskrevet i afsnittet om betalingsstrømmen, så du ikke kun afstemmer det beløb, der lander, men også det, der blev solgt og trukket.

Typiske afvigelser er refunderinger, fejlede betalinger og chargebacks. Digi-tal.dk beskriver, at saldoen ikke stemmer i de situationer, og at vejen til årsagen er transaktionsudtrækket. Kontolink fremhæver samtidig spørgsmålet om tilgodehavender hos MobilePay og om at holde styr på, hvad der hører til hvad, når overførsler sker i puljer – en udbetaling dækker altså flere salg.

Dokumentér hver afvigelse med henvisning til den transaktion, den stammer fra, så den kan fremlægges sammen med udbetalingsbilaget.

Hold MobilePay og kortbetalinger adskilt i bogholderiet

I en integreret betalingsopsætning kan kunden vælge mellem kort og MobilePay i samme betalingsflow, og MobilePay-transaktionerne kan ses i MobilePay-portalen og trækkes ud via Rapport API. Kortbetalingerne afregnes via din kortindløser og optræder i dennes rapporter, ikke i MobilePay-portalen.

Afstem dem derfor som to separate strømme: én afstemning for MobilePay med MobilePay-gebyrer og -udbetalinger, og én for kort med kortindløserens gebyrer og udbetalinger. Blandes strømmene, blandes gebyrer og momssatser fra to aftaler i samme salgspostering, og fejlen er svær at finde, fordi hverken brutto eller gebyr kan henføres til én aftale.

For kortbetalinger gør du det konkret sådan: Træk kortindløserens afregningsrapport og bankkontoudtoget for samme periode. Anvend samme trelinjeprincip som i afsnittet om betalingsstrømmen på kortindløserens tal og bankkontoudtoget. Afvigelser finder du i kortindløserens transaktionsrapport, og de dokumenteres med henvisning til transaktionen. Bogfør kortgebyrerne som driftsomkostning efter satserne i din aftale med kortindløseren, og hold dem adskilt fra MobilePay-gebyrerne.

Vælger du en regnskabsintegration, så bekræft hvilke strømme den dækker. Vipps MobilePay oplyser eksempelvis, at betalinger fra et Vipps/MobilePay-nummer synkroniseres automatisk med regnskabsprogrammet Unimicro – det dækker MobilePay-siden, mens kortindløserens afregning skal afstemmes særskilt.

Byg en fast afstemningsrutine

Læg afstemningen fast med en kadence, der passer til udbetalingsfrekvensen. Daglige udbetalinger giver mange små afstemninger med få transaktioner pr. udbetaling; månedlige udbetalinger giver ét stort arbejde med mange transaktioner.

Tjekliste pr. afstemning: 1) træk transaktionsudtræk (portal, Rapport API eller CSV) og bankkontoudtog; 2) kontrollér gebyrlinjen mod din aftales satser; 3) opdel salget på momssatser og varekategorier, hvis udbetalingen blander dem; 4) match udbetalingen mod banken efter strukturen i afsnittet om betalingsstrømmen; 5) dokumentér afvigelser med henvisning til transaktionen.

6. kontrollér, at hvert salg og hver gebyrpost har et digitalt bilag, før afstemningen lukkes.