Sådan laver du et likviditetsbudget for en dansk SMV

Hvad et likviditetsbudget er – og hvorfor det er afgørende for din SMV

Et likviditetsbudget viser, hvornår pengene reelt kommer ind og ud af virksomheden, måned for måned. FlexFunding beskriver forskellen sådan: Budgettet fokuserer på tidspunkter frem for perioder. Det skal konkret vise, hvor mange penge du har i banken den 1. i måneden, hvor meget der går ind i løbet af måneden, hvor meget du skal betale til andre, og om kontoen er i plus eller minus ved månedens udgang (Startupsvar.dk).

Forskellen til driftsbudgettet – også kaldet resultatbudget – ligger i formålet. Driftsbudgettet opstiller forventede indtægter og omkostninger og beregner nettoresultatet: giver virksomheden overskud eller ej. Likviditetsbudgettet kortlægger pengestrømmen for at sikre betalingsevnen (CapitalBox). Du kan altså have overskud på bundlinjen og alligevel mangle penge til næste måneds lønninger. Det er netop den type hul, likviditetsbudgettet afslører, så du kan handle i tide (FlexFunding).

Konsekvensen af at springe budgettet over er ikke teoretisk. InfoSuite skriver, at mange sunde virksomheder lukker, fordi de mangler likvide midler til de daglige udgifter. Banken vil samtidig ofte kræve et likviditetsbudget for at få klarhed over dine udgifter og indtægter og over, hvornår de falder (Collectia). Keepers peger på samme mønster: Et velforberedt likviditetsbudget er ofte et krav fra banker og investorer, når der søges finansiering.

Fordeler og ulemper ved at bruge et likviditetsbudget

Forberedelse: Driftsbudget, historik og månedlig opstilling

Tag udgangspunkt i driftsbudgettet. Ifølge Startupsvar.dk har du et godt udgangspunkt for likviditetsbudgettet, når driftsbudgettet er lavet, fordi driftsbudgettet viser indtægter og udgifter uden at tage højde for, hvornår pengene faktisk kommer i kassen, og hvornår udgifterne skal betales. Det er præcis den dimension, likviditetsbudgettet tilføjer. CapitalBox anbefaler da også at have godt styr på driftsbudgettet, før du lægger tid og kræfter i likviditetsbudgettet.

Praktisk betyder det, at du henter driftsbudgettets poster over i regnearket og tilføjer den manglende dimension: betalingstidspunktet. Gennemgå derefter de seneste 12 måneders kontoudtog, og notér alle tilbagevendende betalinger (FlexFunding). Collectia råder til at se så langt tilbage, du kan, estimere indtægter og udgifter og placere dem på det tidspunkt, hvor du forventer, de falder. Har du historiske data, brug dem; har du ikke, må du lave et kvalificeret gæt. Suppler kontoudtogene med debitorlisten for at finde de faktiske betalingstider.

Vælg værktøj med omhu. Collectia anbefaler at lave likviditetsbudgettet i Excel, så det hurtigt kan opdateres og vedligeholdes, og peger på skabeloner som en måde at komme i gang, uden at du selv skal designe opstillingen først. Startupsvar.dk tilføjer, at budgettet kræver en talkyndig person, fordi der er mange beløb at holde rede på, og at en revisor kan lave det, hvis du leverer de relevante tal og oplysninger. Samme kilde bemærker, at likviditetsbudgettet er det sidste af budgetterne, du behøver at lave, så tiden med fordel kan lægges i start- og driftsbudgettet først.

Start med udbetalingerne

Start med udgifterne, ikke indtægterne. Det virker bagvendt, men faste omkostninger er mere forudsigelige end omsætningen (FlexFunding). Gennemgå de seneste 12 måneders kontoudtog, og notér alle tilbagevendende betalinger: løn, husleje, forsikringer, abonnementer, leasing og skatter. Tilføj derefter variable poster som varekøb, markedsføring og reparationer.

Den afgørende disciplin er placeringen i tid: Hver udgift skal ligge i den måned, hvor betalingen reelt falder – ikke i den måned, den er aftalt eller faktureret (FlexFunding). Poster, der betales kvartalsvis eller årligt, skal derfor samles i de måneder, hvor betalingen faktisk trækkes. En enkelt måned kan se tung ud, selv om året som helhed ser jævnt ud. Collectia nævner desuden afvikling af gæld som en selvstændig post, der skal med i budgettet.

Vær særligt opmærksom på engangsudgifter. FlexFunding fremhæver, at sæsonudsving og engangsudgifter ofte glemmes eller undervurderes, og at det er en af grundene til, at budgettet bliver upålideligt. Læg derfor kendte engangsposter – for eksempel planlagt vedligeholdelse eller større indkøb – ind med det samme, i stedet for at lade dem dukke op undervejs.

Få styr på hvornår kunderne reelt betaler

Brug historiske data fra debitorlisten til at finde kundernes gennemsnitlige betalingstid. FlexFundings eksempel er direkte anvendeligt: Fakturerer du med 30 dages kredit, men betaler kunderne i gennemsnit på dag 45, skal du budgettere med dag 45. Ifølge samme guide er det at regne med fakturadatoen i stedet for den reelle betalingsdag der, hvor flest likviditetsbudgetter fejler.

Kig særligt på kundesammensætningen. Har du store kunder, der udgør en væsentlig del af omsætningen, kan forsinket betaling fra én nøglekunde vælte hele budgettet (FlexFunding). De største kunders indbetalinger bør derfor stå som enkeltposter med en forsigtigt sat dato, så du kan se konsekvensen, hvis netop den betaling glider.

Indtægter kommer ikke altid i en jævn strøm og passer ikke nødvendigvis med betalingen af dine udgifter. Det er selve grunden til at lave likviditetsbudgettet (Startupsvar.dk). Budgettér derfor måned for måned frem for med et årsgennemsnit, og læg eventuelle kendte sæsoner ind i de måneder, de rammer.

Sæt tallene op måned for måned

Sæt indbetalinger og udbetalinger op måned for måned i et regneark, og beregn nettolikviditeten for hver måned samt den løbende saldo. Regnestykket er enkelt og gentages hver måned: Månedens startlikviditet plus indbetalinger minus udbetalinger giver slutlikviditeten – og slutlikviditeten bliver næste måneds startlikviditet (FlexFunding).

Brug de fire kontrolpunkter, som Startupsvar.dk opstiller pr. måned: Hvor mange penge du har i banken den 1., hvor mange penge der går ind i løbet af måneden, hvor mange penge du skal betale i løbet af måneden, og om der er plus på kontoen den 30. Kan din likvide beholdning betale dine udgifter, er alt ok; kan den ikke, må du løse problemet.

Markér de måneder, hvor slutlikviditeten er negativ eller under din valgte sikkerhedsgrænse (FlexFunding). Det er markeringerne – ikke selve talrækken – der gør problemperioderne synlige med ét blik. Samtidig bliver de det sted, hvor du sætter ind med tiltag, eller hvor du kan dokumentere over for banken, hvornår behovet for finansiering opstår.

Læg buffer ind, og stress-test budgettet

Læg en bufferzone på 10-15 % af de månedlige udgifter ind som sikkerhedsmargin. Bufferen skal dække uforudsete udgifter og forsinkede betalinger; uden den bliver budgettet et skrøbeligt best-case-scenarie (FlexFunding).

Stress-test derefter budgettet ved at ændre én forudsætning ad gangen og se, om saldoen stadig holder over bufferzonen: Flyt betalingen fra en af dine store kunder en måned frem, læg en engangsudgift ind, som du endnu ikke kender beløbet på, og læg en kendt sæsonnedgang ind i de måneder, hvor omsætningen plejer at falde. FlexFunding peger på tre klassiske faldgruber, som er oplagte at teste direkte: At kunder betaler senere end fakturadatoen, at sæsonudsving og engangsudgifter glemmes eller undervurderes, og at budgettet ikke opdateres, når forudsætningerne ændrer sig.

Kritiske punkter i likviditetsbudgettet

Når kassen bliver stram: Handlemuligheder

Når saldoen bliver negativ eller falder under bufferzonen, peger Startupsvar.dk på fem konkrete greb: Sikr dig større indtjening; giv dine kunder kortere kredittid; få længere kredittid hos dine leverandører; udskyd eller skær udgifter væk; og få banken med på en større kassekredit.

Finansieringsdelen bør overvejes i god tid. Collectia beskriver, at virksomheder med svingende indtægter og udgifter kan opleve, at udgifterne ikke kan betales i en periode, fordi indtægterne først kommer senere. I den situation kan der være behov for at optage et lån, en kassekredit eller en driftskredit. Banken vil ofte kræve et likviditetsbudget, der viser dine udgifter og indtægter og tidspunktet for dem.

Formålet med at budgettere måned for måned er at kunne handle, før problemet rammer. Viser budgettet en negativ saldo tre måneder frem, har du tid til at forhandle kredittid med en leverandør, rykke på debitorerne eller tage dialogen med banken – frem for at opdage problemet den dag, lønningerne skal betales.

Hold budgettet levende

Et likviditetsbudget er kun så godt som sine forudsætninger. FlexFunding fremhæver manglende opdatering som en af de tre klassiske grunde til, at budgettet bliver upålideligt, og anbefaler at opdatere det, når forudsætningerne ændrer sig. Følg samtidig op mod de faktiske ind- og udbetalinger: Ret startlikviditeten for næste måned til den saldo, der faktisk stod på kontoen ved månedens udgang, og sammenlign de enkelte posters placering i tid med de faktiske betalinger.

Et opdateret budget har også praktiske anvendelser. Collectia peger på, at banken ofte vil have et likviditetsbudget for at få klarhed over udgifter, indtægter og deres tidsmæssige placering. Keepers fremhæver, at et velforberedt likviditetsbudget ofte er et krav fra banker og investorer, når der søges finansiering. Sammenlign det med driftsbudgettet for at se, om likviditetsudviklingen hænger sammen med resultatet, og brug revisor, hvis du har brug for hjælp til at holde rede på beløbene – Startupsvar.dk bemærker, at en revisor kan lave budgettet, hvis du leverer de relevante tal og oplysninger.