Likviditetsstyring for SMV'er: budget, likviditetsprognose og kreditorfrister

SMV'er og likviditetsudfordringen: hvorfor det kræver en fast rutine

SMV'erne udgør langt størstedelen af dansk erhvervsliv. DI kalder dem rygraden i dansk erhvervsliv, og ifølge SMV-Nyt er 99 pct. af landets ca. 300.000 virksomheder SMV'er. Omkring halvdelen af alle privatansatte arbejder i en SMV. Likviditetsstyring er derfor ikke et nicheproblem, men en kerneopgave for rigtig mange virksomheder.

Kompasbank har i en artikel beskrevet likviditet som den største udfordring for danske SMV'er. Det er logisk, fordi indbetalinger og udbetalinger sjældent følges ad. Et budget viser, hvad driften forventes at kaste af sig. En likviditetsprognose viser, hvornår pengene forventes at komme ind og gå ud. Kreditorfrister viser, hvornår udbetalingerne faktisk forfalder. De tre hænger uløseligt sammen.

Udfordringen er ikke at forudsige alt. Det er at have en fast rutine, så huller opdages i god tid: Opdater budget og prognose, følg forfaldsdatoer hos kreditorer, og sørg for at kunne fakturere og betale, selv hvis et it-system svigter. Jo mindre virksomheden er, jo vigtigere er det, at rutinen er enkel.

Hvad er en SMV – og hvordan størrelsen påvirker likviditetsarbejdet

SMV står for små og mellemstore virksomheder. Der findes både en EU-definition og en dansk praksis. Ifølge SMV-Nyt vurderes SMV'er ud fra heltidsbeskæftigede, omsætning og balancesum. Små virksomheder har op til 50 heltidsbeskæftigede, op til 89 mio. kr. i omsætning og op til 44 mio. kr. i balancesum. Mellemstore virksomheder har op til 250 heltidsbeskæftigede, op til 313 mio. kr. i omsætning og op til 150 mio. kr. i balancesum. For at være lille eller mellemstor må virksomheden i de to seneste regnskabsår ikke have overskredet to ud af de tre kriterier.

Størrelsen påvirker også regnskabskravene. Ifølge Lex opdeler årsregnskabsloven virksomheder i fire grupper – A, B, C og D – efter størrelse og med forskellige krav til aflæggelse af regnskab. SMV-Nyt forklarer, at SMV knytter sig til de tre første regnskabsklasser: Klasse A for helt små virksomheder (0-10 ansatte) og privatejede virksomheder, klasse B for små virksomheder og klasse C for mellemstore og store virksomheder. Klasse D er for børsnoterede selskaber og statslige aktieselskaber.

Derfor skal likviditetsarbejdet tilpasses. En lille virksomhed har ofte ingen økonomiafdeling og har brug for en enkel rutine med få nøgletal. En mellemstor virksomhed kan have flere systemer, bankforbindelser og kreditorer – men har også behov for mere formaliserede processer. Grundprincippet er det samme: Budget og prognose skal matche den måde, virksomheden faktisk drives på.

Budget som fundament: fra forventet drift til likviditetsbehov

Et driftsbudget er et godt udgangspunkt, men ikke nok til at styre likviditeten. Driftsbudgettet viser forventede indtægter og omkostninger i en periode. Likviditetsbudgettet viser, hvornår pengene forventes at ramme bankkontoen. Forskellen er betalingstidspunktet.

For at omsætte budgettet til et likviditetsbudget bør perioden opdeles i mindre intervaller, for eksempel uger eller måneder. Tag forventede kundeindbetalinger med de aftalte betalingsfrister med, faste omkostninger som husleje, løn, forsikringer og abonnementer, variable omkostninger, moms og afgifter, renter og afdrag samt planlagte investeringer. Sæsonudsving skal fremgå særskilt, hvis omsætningen svinger i løbet af året.

Selve beregningen kan være enkel: Start med saldoen, læg forventede indbetalinger til, træk forventede udbetalinger fra, og se på saldoen ved udgangen af hver periode. Lav både et forventet og et forsigtigt scenarie. Nærmer den forsigtige saldo sig nul eller bliver negativ, er det et signal om at planlægge finansiering, udskyde betalinger eller justere indkøb i god tid.

Likviditetsprognose: sådan ser du huller i god tid

En likviditetsprognose er en rullende oversigt over forventede ind- og udbetalinger fremadrettet. Den tager udgangspunkt i budgettet, men opdateres med faktiske data: bankkonti, fakturaer, ordrebekræftelser, lønforfald og momsangivelser. Prognosen bør have en kortere horisont til den nære drift og en længere horisont til strategisk planlægning.

Opbyg prognosen i lag. Start med de sikre betalinger, hvor beløb og dato er kendt. Læg derefter de sandsynlige betalinger ind, og hold de usikre betalinger adskilt. Arbejd med scenarier: et basisforløb, et forsigtigt forløb og eventuelt et optimistisk forløb. Så kan du se, om et likviditetshul handler om timing eller er et reelt underskud.

Brug prognosen aktivt. Den kan svare på, om en stor indkøbsordre kan håndteres nu, om en betaling med fordel kan flyttes til en anden dato, om kreditfaciliteten skal trækkes, eller om der skal søges finansiering i god tid. Jo tidligere et hul opdages, jo flere handlemuligheder har virksomheden.

Kreditorfrister som likviditetsværktøj – ikke bare en juridisk fodnote

Når en leverandør giver en betalingsfrist, fungerer den i praksis som et kortvarigt lån. Kreditorfrister påvirker likviditeten direkte: En længere aftalt frist udskyder udbetalingen, mens en kortere frist eller betaling før forfald strammer likviditeten. Både lovgivning og aftalevilkår kan sætte rammerne, og de konkrete vilkår bør altid læses.

For at bruge kreditorfrister aktivt bør du have en liste over alle kreditorer med forfaldsdatoer, beløb, eventuelle rentebetingelser ved for sen betaling og rabatter ved tidlig betaling. Prioriter betalingerne efter, hvor kritiske leverancerne er, og hvad konsekvenserne er, hvis en aftale ikke overholdes. Overholdelse er afgørende for at bevare gode leverandørrelationer.

Er likviditeten stram, er det bedre at tage dialogen tidligt end at betale for sent uden aftale. Spørg om længere betalingsfrist, delbetalinger eller en midlertidig ordning. Vær konkret om, hvornår der kan betales. En forhandlet frist hjælper først, når den er aftalt og dokumenteret.

Digitale data og beredskab: beskyttelse af likviditeten i praksis

Rettidige data er en forudsætning for likviditetsstyring. Er bogføring, fakturaer og bankdata ikke opdaterede, bliver selv en god prognose upålidelig. Digitale værktøjer kan hjælpe. Ifølge Kompasbank bliver værdien størst, når klassiske bankløsninger kombineres med digitale værktøjer som e-invoicing og embedded finance.

Digital sikkerhed er samtidig en del af likviditetsberedskabet. Analysen »Digital sikkerhed i danske SMV'er 2024« fra Styrelsen for Samfundssikkerhed viser, at 40 pct. af SMV'er ikke har et digitalt sikkerhedsniveau, der matcher deres risikoprofil. 15 pct. gennemfører ikke to af de mest grundlæggende sikkerhedstiltag: løbende opdatering af styresystemer og backup af data. Går systemer eller data tabt, kan fakturering, betalinger og likviditetsprognoser blive sat ud af spil.

Beredskabet bør derfor være praktisk: Tag backup, opdater styresystemer, styr adgangen til økonomisystemer, og hav en plan for, hvordan I fakturerer og betaler, hvis it-systemerne er nede. På Sikkerdigital.dk findes vejledninger og værktøjer, og med Systemoverblikket kan virksomheder få overblik over systemer og data. NIS 2-direktivet stiller krav om nationale cybersikkerhedsstrategier med særligt fokus på bl.a. SMV'er. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse har desuden afsat 15 mio. kr. til fire frit tilgængelige digitale værktøjer på Virksomhedsguiden, herunder et værktøj fra DI om risici og beredskabsplaner. De første ventes klar i 2027.

Digital sikkerhed i danske SMV'er – nøgletal fra 2024-analyse

Kom i gang: en enkel likviditetsrutine for SMV'er

En enkel likviditetsrutine kan bygges op i faste trin. Første trin er at beslutte, hvor ofte budget og prognose skal opdateres. For mange SMV'er er en månedlig opdatering med et ugentligt blik på de nærmeste betalinger en praktisk ramme.

Andet trin er at omsætte driftsbudgettet til et likviditetsbudget med ind- og udbetalinger, faste omkostninger, moms, løn og sæsonudsving. Tredje trin er at føre en kreditorliste med forfaldsdatoer, beløb og aftaler, så betalinger kan prioriteres. Fjerde trin er at sikre rettidige data og backup, så prognosen bygger på opdaterede tal.

Femte trin er at skrive en kort beredskabsplan for driftsstop: Hvem gør hvad, hvordan faktureres der, og hvordan betales der, hvis de normale systemer ikke kan bruges. Sjette trin er at arbejde med et forsigtigt scenarie. Viser prognosen et hul, skal bank, leverandører eller andre finansieringskilder kontaktes i god tid. Første skridt kan være at lave en liste over de næste ugers forventede ind- og udbetalinger og holde den op mod den aktuelle banksaldo.